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律师SAAS案件管理软件篇

科技拥抱法律

距离第一次互联网浪潮已经过去了近20年,技术已经渗透到了我们生活的各个角落,但技术对于法律行业的渗透才刚刚开始。在进入律师行业前,我认为律师对于技术的运用应该是超前的,至少是紧跟时代步伐的,因为律师给人的感觉就是专业与效率。

在我进入行业后,却发现了另一个世界,一些围绕法律与科技的讲座,仍在教律师如何使用MAC电脑及其快捷键、如何使用坚果云共享文档、如何使用印象笔记……工作中,律师的很多工作还是在跟纸打交道。

诚然,上面提到的硬件和软件都是非常优秀的,但作为半个外人,我感觉到的却是“历史错位感”。我不是有十几年的工作经验,或是经历过风风雨雨的行业变迁,但我深知,现在即使是一个只有10人的小型创业团队都在尝试前沿的工具,而且有一套属于自己的办公系统及工具链。

我认为,这个时代律师最应该被推广的软件是Google Spread Sheet(实时协作电子表格)、Salesforce(可高度定制的客户管理软件)、Python(泛用型编程语言)……用Google Sheet,用户可以与几十位同事实时操作同一张表格,共同对上千条信息进行梳理;用Salesforce客户管理平台,不同用户可以同时井然有序地跟进几百个客户;使用Salesforce,团队领导可以看到每个人工作情况的数据统计,并且使用漏斗图直接预估当季业绩;用Python,一个人可以完成几十个人的摘录工作。这些都是我用过最顶级的软件,也是当下炙手可热的产品。当然,本系列的文章并不会对这些软件进行展开,我们的主题依然是围绕律师SAAS(云服务)软件。我会以团队领导、经办律师以及软件工程师的视角,着重评估市面上针对律师不同类型的SAAS软件,以期达到帮助律师筛选软件的目的,同时也希望推动技术尽快拥抱法律。

写在前面

本文的受众为:

  • 即将打算使用案件管理软件的律师
  • SAAS软件的产品经理与工程师

这一段落是我在完成评测后写下的,之所以写在前面,是因为我希望在正式开始前,先帮助律师形成对软件使用的宏观了解。

首先,请思考一个问题,你或者你们团队使用软件管理案件的目的是什么?不同律师会有不同的回答,但不外乎以下几种情况:

  1. 备忘;

  2. 提高办案效率;

  3. 加强团队协作与管理;

  4. 建设数据库,便于维护、拓展客户;

  5. 加强客户体验。

我希望,律师在使用软件前能先有自己的答案。实际上,上面的五个选项就是案件管理的“马斯洛需求体系”。一个单兵作战的律师,他最初的需求很简单,就是备忘。随着案件的增多,会注重起办案的效率,但一个人时间和精力终究是有限的,组建完团队后,就要加强团队的协作与管理。客户越来越多,很多老客户一直不联系,关系也就断了,此时就会想起建设数据库,维护、拓展客户关系。律师作为服务行业,最终还是要服务好客户,现在有了数据库,可以及时了解客户偏好和动向,而且还可以用数据告诉客户,我们团队在你身上花了多少时间,加强客户体验

“罗马不是一天建成的。” 案件管理软件也需要一步一步适应。如果你的目标是加建设数据库,便于维护、拓展客户,那么我建议在内部,也是先从备忘开始,逐步完成过度。

接下来,我将以加强客户体验为标准,来描述一个通过软件进行案件管理的理想场景,帮助你更好地思考,你需要什么样的软件:

高级合伙人老李的律师团队分为两个组:客管组与办案组。

客管组,专门负责拓展新客户以及维护老客户,客管专员小张每天的工作就是电话、微信、邮件以及拜访客户,他每天的指标是20个有效电话或者2个客户拜访,这些任务完成后,都要记录进系统,方便领导查看。每逢佳节,小张还有个任务,对系统里的重点客户,进行嘘寒问暖、礼尚往来。

至于什么是重点客户,领导规定了,年创收20万或年案件数量大于3的客户就是重点客户。为什么这么规定?因为领导通过软件系统对大量客户数据进行了分析,发现达到这个标准的客户,后面有80%的概率当年还会有合作。

另外,常法单位要续签前3个月,系统会提醒客管部相应的对接人,每两周保持一通电话,每个月保持一次拜访,这些都是系统自动安排的,没人会忘记。续签当日,系统会自动生成报告,报告会展示一年以来,为该客户服务的内容以及花费的时间。至于为什么这么做?因为,领导也做了数据分析,续签前3个月保持联系,能提高300%的续签率;续签当日,展示报告能提高150%的续签率。

办案组的小赵是上个月办案数量第一名。小赵只做批量案件,用他的话说,除了出庭,剩下的办案流程,请个大学生连教都不用教,过来直接开始干。为什么?因为批量案件在录入系统时,系统会自动创建案件流程模板,整个流程模板就是个带批注的流程图,批注的内容就是办案所有的注意点,大学生对着流程图和注意点,做完一个,打一个勾,绝对操作规范。那么文书呢?批量案件的文书一个都不用写。点一下流程图当中“一键生成起诉状“之后,就能听见打印机的呼呼声。起诉状会自动摘取系统里的原、被告信息,自动填入起诉状,最后自动打印。同样,如果流程图走到原告撤诉的步骤,也是一键打印,所有想得到的文书,小赵已经在系统里都准备好了,就等你鼠标一点一键打印。当然,有时小赵也会碰到疑难杂症要找小孙沟通,他点开日历,查看小孙的日历,就能知道小孙的排期,点击预约并留言,小孙接受后,到时就能愉快地沟通了。

合伙人老李每天经过办公室的大电视,就能看到客管部20个人的通话时长、任务完成数,以及办案部30个人的当周工作时间和办案数量。这些数据以柱状图的形式展示在墙上,谁在认真工作,谁在偷懒,一目了然。老李最关心的,还是屏幕上的“漏斗”,这个漏斗展现的是所有案子的概况数据,案子在漏斗中以分层的形式展现,从上到下依次是未立案、已立案、调解中、审理中、等待裁判。老李可以根据这个漏斗的现状,直接预测今年他能不能完成2000个案子的目标。

场景结束。以上,就是我想象中技术使用的理想状态,我相信这也是案件管理软件发展的趋势。那么接下来,我们就进入现实,正式开始评测。

初步筛选

初步筛选的条件很简单:

  1. SAAS(云服务)

    用户通过联网即可使用服务软件,因为本地安装、本地使用的单机软件有以下缺陷:协作性差、容灾性差、拓展性差与兼容性差。

    协作性差,单机软件一般无法进行协作或数据共享,即使能协作,那么数据同步问题,从技术的角度来说也是一个难题,比如,两台电脑的数据产生冲突了,到底以哪台电脑为准?如果自己架设本地数据服务器,那么本质上就是本地的SAAS了;

    容灾性差,单机软件一旦电脑硬盘毁损,那么数据就丢失了;

    拓展性差,单机软件如果要加入新功能或者调用外部数据,如天眼查数据,需要自己请工程师进行定制开发;

    兼容性差,随着windows更新或者电脑数据迁移,单机软件很可能出现无法兼容的情况。

  2. 移动办公

    该软件至少有一个手机端访问的入口,比如手机端网站、IOS/安卓APP或小程序等。因为律师一般都需要在外跑业务,如果只能电脑办公,那么很可能无法应付一些需要查档的紧急情况。另外,手机办公还可以让律师及时更新进度,加强协作。

  3. 无负面新闻

    用户对SAAS最大的顾虑可能就是在数据安全性上,因为SAAS是基于互联网提供服务的,网络数据的安全威胁来自方方面面,包括但不限于:SQL注入盗取数据库、用户数据对非必须员工开放、用户密码明文储存、网站权限设计漏洞、数据未进行实时容灾备份。无负面新闻,可以用来了解一个企业是否发生过数据安全事故,以此来初步判断数据的安全性。

通过询问和搜索,收集产品,并根据以上标准筛选,选定三款产品如下(排名不分先后):

  • 案件云
  • 元典
  • Alpha

评测方法

“软件工程没有银弹。” —— IBM大型机之父佛瑞德·布鲁克斯

这句话的含义是软件工程作为一个复杂系统工程,没有任何特效的方法可以一直提高效率。这句话同样可以运用到律师软件的选择上,没有“银弹”可以兼顾律师办公所需要的所有场景,同时还维持着较低成本的运行状态。一个5人团队的协作方式和一个50人团队的协作方式一定是不同的,所需要的软件以及管理方式一定也是不同的,但针对团队当前的状态,一定有一种方式是最合适的。

所以,本文不会告诉你哪个软件是最好的,而是会告诉你不同软件的特点以及可能出现的问题,以此来说明不同软件可能会适合哪种类型的团队。当然,本人的工作经历有限,可能无法涵盖全部的情况,但我相信根据我的评测内容,你一定自己就能找到最适合的软件。

综上,我将选择以下评测角度:

  1. 团队领导视角:

    • 对团队管理有哪些好处?
    • 收费方式是怎么样的?
    • 在管理方面,可能存在哪些问题或改进空间?
  2. 经办律师视角:

    • 能带来哪些方面的效率提升?
    • 在办案方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?
  3. 软件工程师视角:

    • 是否支持定制功能?
    • 在工程方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?
  4. 总结:

    • 该产品适合哪种类型的团队?

案件云

根据可以查到的资料,产品发布于2019年,品牌背书能力一般,但价格比较便宜,网络口碑较好,移动端通过小程序支持。整个产品仍然处于形成期,核心功能基本完成,配套功能也在不断完善,比如,今年9月律所版刚加入了财务功能。

  1. 团队领导视角:

    • 对团队管理有哪些好处?

      分工明确: 软件的模块很清晰,拓展律师可以使用客户管理模块,有效地管理正在跟进的潜在客户,记录每个客户的沟通情况;诉讼律师可以使用案件管理模块,记录每个案件跟进情况;非诉律师可以使用项目管理模块,管理自己的批量案件和常法项目。同时,软件还附带保全、财务与审批功能,可以更有效地进行分工协作,比如可以安排一个组员,根据审批信息,每天定时去打印函件。

      权限简明: 权限系统分为普通权限与高级权限。普通权限的律师只能看见自己的案件,如果想让其他普通权限的律师操作,可以为案件设定协办律师或共享案件。高级权限的团队负责人可以看到所有经办律师的案件。此类权限系统比较适合一领导多组员的扁平管理模式。如果是多团队共用一个系统,即使是在使用律所版的情况下,也无法做到团队之间的数据隔离。

    • 收费方式是怎么样的?

      • 基础版:免费;
      • 个人高阶版:360元/人/年;
      • 团队版:360元/人/年;
      • 律所版:720元/人/年。

      免费版不包含最重要的功能是待办清单,其他不包含的功能不影响使用,同时,免费版不支持协作功能。如果需要协作,可以考虑团队版或律所版。律所版比团队版主要多了审批、归档和利益检索冲突功能。

    • 在管理方面,可能存在哪些问题或改进空间?

      有限的数据可视: 图表展示的数据是无法定制的,提供的信息也比较粗略。如果需要更具体的信息,只能通过高级搜索或导出数据来实现,

      无法定制案件程序的模板: 新建诉讼案件时,选择完案件程序后,会提供默认的阶段模板。比如,民事一审案件程序,默认阶段模板是:材料准备、立案、审理、裁判与结案。虽然,创建后可以在个案中,定制自己的阶段,比如,我可以在最后添加一个客户回访阶段,但这个操作无法在创建时一劳永逸地设定好。比如,我想根据业务需要,定制一个案件程序,就三个阶段:协商→起诉→结案。我必须每次创建好都手动添加这三个阶段。

      有限的数据统计: 作为领导,如果手上有几十上百个案子,需要定期了解所有案件的进度概况,以及个案的实时进度。一个典型的场景是,某位手下今年要完成200个案子,他现在多少个案子还没立案、多少个案子还在审理。如果只通过平台,我们无法直接实现上面的需求,概况数据只有通过导出Excel表格的方式手动统计。

  2. 经办律师视角:

    • 能带来哪些方面的效率提升?

      移动端友好: 即使被外派,也不必担心,因为小程序囊括了所有电脑版的功能。

      法官查询: 这个功能应该是案件云的特色功能,工具提供了法官的联系方式以及值班时间。这些信息都是律所填写的,并且是在律所之间共享的,如果出现过期数据,被标记三次后,就会删除。

    • 在办案方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      不支持循环任务: 如果有一个任务需要每两个月做一个客户回访,那么软件无法实现这个需求。

      不支持强提醒: 如果有一个准点的会面,软件不支持短信、微信以推送的方式定时强提醒。

      不支持文书模板: 文书模板的典型场景是,填好原告、被告信息,可以自己根据信息自动生成预定义好的起诉状、所函、授权书以及委托合同模板等。

  3. 软件工程师视角:

    • 是否支持定制功能?

      否。根据现有信息,应该是无法根据需要定制功能,如接入天眼查数据等。

    • 在工程方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      小Bug: 软件处在形成期,功能上存在小BUG,小程序添加任务时,报了服务器内部错误,但实际不影响使用;组员设定离职后,某些任务存在提示错误的小BUG,但也不影响使用。

      文档缺失: 官网没有任何文档可以参考,对于小白用户来说并不友好。

      不支持查看操作日志: 对于一些误操作或者恶意操作,无法追查操作记录。

  4. 总结:

    • 该产品适合哪种类型的团队?

      整个产品中规中矩,足以应付律师的一般场景,功能上没有致命缺陷,但也没有大的亮点。权限模式比较适合一领导多组员的小规模团队。另外,可能适合追求功能简单的团队以及业务不复杂的团队。

元典

上市公司北京华宇软件股份有限公司旗下子公司的产品,软件品牌背书强劲。经查,该上市公司软件产品主要服务对象为公检法。软件上市时间应该为2017年,使用后感觉软件已经相当成熟。

  1. 团队领导视角:

    • 对团队管理有哪些好处?

      文档完善: 对用户入门极为友好,文档齐全,并配有视频解说。对文档过一遍,功能基本就掌握了。而且,首页还有FAQ库,有问题可以直接搜索。

      办案流水线: 支持自定义案件程序模板,对于批量案件,可以预先定义好案件程序模板及其参考资料,根据模板生成案件。即使是新人,对照案件流程,也能快速上手,达到流水线化办案的目的。同时,还有知识共享库,可以看到平台官方与其他律师的办案模板。

      评论式沟通: 可以在任务下方以评论的形式进行个案沟通,进行案情了解,相较于微信沟通更清晰,方便回溯进展。

      方便追踪: 个案以进度条的形式,展现在统计数据中,方便领导快速追踪。另外,所有操作均有日志,方便回溯失误操作以及恶意操作。

    • 收费方式是怎么样的?

      • 免费版(3人以下团队):免费;
      • 高级版Pro(3-8 人团队):599元/人/年;
      • 团队版Team(大规模团队或律所):线下报价。

      小规模团队599的价格并不高,公司的盈利点可能在于团队版Team。

    • 在管理方面,可能存在哪些问题或改进空间?

      目前使用的是免费版,虽然说明的是可以3人协作,但我也没找到邀请协作人的按钮,也许是需要申请才能进行协作的。根据介绍,高级版Pro支持10人协作,仍然不支持团队管理功能,如离职操作、查看团队数据、权限隔离等,必须升级到团队版Team才支持团队管理功能,那估计会是不菲的价格。

  2. 经办律师视角:

    • 能带来哪些方面的效率提升?

      快速创建案件: 系统已对接工商数据,在创建完当事人的公司名后,可以自动提取其他工商信息,如税号、注册地等。

      任务强提醒: 通过关注公众号,定时任务以及评论区被@会以推送方式强提醒。

      功能整合: 软件将案件检索、知识管理与案件管理整合,不是肤浅的堆砌,而是功能上的深度融合。案件检索与知识管理已经嵌入到案件管理当中。比如,填写完案件的审理法官后,可以一键查询法官办案记录以及其统计数据,如上诉率、二审改判率等。另外,还有丰富的周边产品,如文书助手、保全通等。

    • 在办案方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      任务/记录/日程系统: 任务系统是完全面向GTD用户设计的,功能考虑很周全,但这并不一定适合普通用户。在系统中,“任务”表示待做事项,“记录”表示事项记录,“日程”表示日程安排事项,还有一种特殊的任务叫“开庭任务”。我作为一个使用todoist的中度GTD用户,都觉得这么设定很繁琐,对于普通用户来说,可能更会感觉难以理解。我觉得“任务”这一个概念就够用了,没完成的“任务”就是“任务”,完成的“任务”就是“记录”,设定日期的“任务”就是“日程”。另外,客户管理的机会当中无法设定“任务”,不失为一种遗憾,有些潜在客户需要定期回访,只能通过项目来设定回访任务。还有就是,任务同样不能设置循环任务。最后,就是经办律师在案件中创建了一个今日要完成的任务,这个律师在首页是看不到这个任务的,除非他点开”我发布的任务“清单才能看到,因为他没把这个任务分配给自己,所以每次创建任务时,都要考虑任务执行人是谁,如果是自己,必须手动在接收人一栏选上自己。综上,虽然任务系统很繁琐,但是,这之中的设计,肯定有产品经理的权衡,至少功能上是全面的,不同团队可以根据自己团队的需要规定自己团队的用法。

      不支持文书模板:同案件云。

  3. 软件工程师视角:

    • 是否支持定制功能?

      不明确。对于团队管理来说,高级版的功能可以说是极其完善。可能线下报价的团队版支持功能定制。

    • 在工程方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      页面优化欠佳: 虽然界面UI视觉上较为舒适,但使用过程中感觉有些许不流畅。在首页静止界面,i7-8500U单核CPU占用率基本在15%-30%,对于低配置电脑可能会有卡顿感。经查看网页代码了解,网页采用Vue+JQuery混编。按照网页规模,如果单纯使用响应式的Vue应该不会存在此类性能问题,可能是JQuery监听事件过多导致此问题。

      移动端体验欠佳: 软件是通过公众号网页实现在移动端的管理,手机网页相对于小程序和APP,体验感欠佳,缺乏与手机系统地深度整合。在功能上,对电脑版非核心功能进行了阉割,保留了核心功能。另外,手机端无法在任务或记录中,添加附件(图片),一个典型的场景是,律师在外面看到一项可能对案件有用的信息后,需要拍照在案件中留档,那么律师是无法通过手机即时存档到系统的,只有回到律所,再通过电脑上传。

  4. 总结:

    • 该产品适合哪种类型的团队?

      软件功能大而全,产品设计经过深思熟虑,非常硬核。产品比较适合规模化的团队,以及希望加强规范管理的团队。可能不适合只想要功能简单的老律师。电脑老旧的团队建议先测试下软件流畅度。

Alpha

据可查信息,Alpha于2016年发布,产品设计有自己的想法,整体风格简约,富有科技感,确实是从用户体验出发设计的产品。

  1. 团队领导视角:

    • 对团队管理有哪些好处?

      概念简化: 在案件方面,Alpha相较于案件云与元典,将诉讼案件和非诉案件统一设定成项目这个概念。相较于元典,记录、日程和任务三个概念,Alpha就一个任务的概念。

      文档完善: 和元典一样,包括文字版和视频版软件教学。

      办案流水线: 同元典。

      评论式沟通: 同元典。因为只有一个个人账号,不知道是否支持@功能,来强提醒协办人员。

    • 收费方式是怎么样的?

      线下报价。

    • 在管理方面,可能存在哪些问题或改进空间?

      首页展示的内容只有待做事项,对于经办律师的办案工作比较友好,但对于团队领导的监督工作,能在首页获取的信息有限。当然,这也符合产品总体的简约设计理念。像元典一样,支持查看团队总体数据总览,但需要开通团队版,价格不可知。

  2. 经办律师视角:

    • 能带来哪些方面的效率提升?

      数据深度整合: 相比元典的一键关联当事人的工商信息,Alpha对于一个案件的数据整合更为透彻,通过律助功能,可以直接获取同类案件的大数据信息,比如,相同案由的经典案例、同法院案例,以及当事人工商信息、过往纠纷。另外,还支持在案件中进行相关案件订阅,实时了解同类案件的动向。

      功能深度整合: 相较于元典依赖坚果云,Alpha有自己的Alpha Box。从功能和界面上来看,Alpha Box与坚果云很相似,我一度以为是坚果云为Alpha定制开发的,但也没查到支持这个想法的相关资料。Alpha Box支持文件收取功能,将一个链接发给客户,客户通过链接上传文件,会自动保存进Alpha Box。Alpha功能与功能之间整合更为密切,同时,App也解决了元典在手机端无法保存附件和图片的问题。另外,同元典一样,也有丰富的周边产品,如Alpha Word、证据助手等。

      快速创建案件: 同元典。

      任务强提醒: 一些重要事项,通过App实现进行强提醒。

      快捷键: 在网页端,按下C键快速创建任务,更多快捷键等待发现。

      重复任务: 允许设定循环任务,在回访场景下有用。

    • 在办案方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      暂无。软件对于经办律师的用户体验很好。移动端通过App实现,可以将微信文件直接添加到Alpha。就这个功能,看得出是从用户实用的角度出发设计的。仍然不支持我想象中的一键生成文书功能。

  3. 软件工程师视角:

    • 是否支持定制功能?

      不明确。但就目前来说,功能已经很完善。

    • 在工程方面,可能存在哪些其他问题或改进空间?

      在线视频: 在线教学视频,采用阿里云OSS分发,视频是超清,但在一般网络状态下,流畅度欠佳,且不支持调节清晰度。这是阿里云OSS视频分发的通病,之前在别的网站也碰到过类似问题,Alpha工作人员如果看到这篇文章,可以考虑建议使用专业视频服务商,增强用户体验。

      网页流畅度有优化空间: 首页单核CPU静止占用率10-20%。经观察,网页是用angular+JQuery混编。总体很流畅,某些场景有丢帧。

  4. 总结:

    • 该产品适合哪种类型的团队?

      设计风格简约、易于使用,比较适合年轻团队、规模化团队。另外,比较适合常在外跑的团队,因为手机端App支持功能较完善。可能不适合囊中羞涩的团队,因为初步了解,价格比较昂贵的。

总结

以上三款软件都支持试用,案件云、元典可以直接试用,Alpha需要申请试用。试用时,尤其要关注团队功能,如团队数据统计、权限管理等,考量是否符合当前需求以及未来需求。最后,不要忘记开头提到的案件管理的马斯洛需求体系,带着目的去试用软件,你会找到最适合的。

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